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住民票の写し等の第三者交付に係る本人通知制度について

印刷用ページを表示する 掲載日:2017年9月22日更新

本人通知制度とは

制度開始日:平成25年8月1日

身元調査などを目的とした住民票の写しや戸籍謄抄本などの不正請求、不正取得は、本人が気付かないうちに起きる個人の権利を侵害する行為です。
不正請求などを防ぐため、本人以外の第三者に証明書等を交付したとき、希望者に通知する制度を設けていますので、市民の皆さんもぜひご利用ください。通知を希望をする人は、事前の登録が必要となります。

ただし、第三者から事前登録者に係る住民票の写し等の請求があった場合に、交付の可否を事前登録者に確認する制度ではありません。また、交付ができないようにする制度でもありません。

制度概要 フロー図

第三者とは

住民票の写しや戸籍謄抄本などの証明書は、正当な理由があれば第三者でも請求することができると「住民基本台帳法」や「戸籍法」で定められています。

本人や戸籍に記載されている人から依頼を受けた人

  • 代理人(委任状が必要)

代理人以外の第三者

  • 自己の権利の行使または自己の義務を履行するために住民票等を確認する必要のある人や正当な理由のある人(生命保険の満期支払、債権者等)
  • 依頼者から受任した事件または事務を遂行するために、職務上必要な請求をする八士業
    (八士業:弁護士、司法書士、土地家屋調査士、税理士、社会保険労務士、弁理士、海事代理士、行政書士のこと)
    なお、国や地方公共団体の機関は除きます。

対象となる証明書は

  • 住民票の写し(除票も含む)
  • 住民票記載事項証明書
  • 戸籍附票の写し(除かれた戸籍附票も含む)
  • 戸籍謄本、抄本(除かれた戸籍も含む)
  • 戸籍記載事項証明書

事前登録ができる人は

  • 上越市の住民基本台帳、戸籍の附票に記録されている人(除かれた人も含む)
  • 上越市の戸籍に記載されている人(除かれた人も含む)

事前登録の受付場所は

  • 上越市役所市民課、南、北出張所、各総合事務所で受け付けています。
  • 上越市外にお住まいの方や、ご病気等の事情で窓口においでになれない方は、郵送での登録も受け付けます。

事前登録の手続きに必要なものは

  1. 上越市本人通知制度事前登録申込書 [PDFファイル/126KB](窓口にも置いてあります。)
    上越市本人通知制度事前登録申込書(記載例) [PDFファイル/149KB]
  2. 窓口に来られる方の本人確認書類
    公的機関が発行した顔写真付きの身分証明書(運転免許証、パスポート、顔写真付住基カード等)は1点
    顔写真のない身分証明(健康保険証、年金手帳や年金の証書、通帳、診察券等)は2点以上
  3. 代理人(事前登録を希望する人から委任を受けた人)の場合は委任状
  4. 法定代理人(未成年の保護者や成年後見人)の場合は、戸籍謄本など資格を証明する書類
    なお、上越市に本籍があり、法定代理人の資格を確認できる場合は不要です。

本人に通知される内容は

事前登録者の住民票の写し等の証明書を第三者に交付した場合、「交付通知書」により次の項目を郵送で通知します。

  1. 交付した年月日
  2. 交付した証明書の種別及び通数
  3. 交付請求者の種別
    ・事前登録者の代理人の場合はその旨
    ・代理人以外の第三者による請求の場合は個人(八士業、八士業以外)、法人(八士業、八士業以外)の別

通知の対象とならない請求は

事前登録されていても、次の請求の際には住民票の写し等が交付されても通知の対象とはなりません。

  • 事前登録者本人による請求
  • 事前登録者と同一の世帯員による住民票の写し等の請求
  • 事前登録者と同一戸籍内の人または直系親族による戸籍謄抄本の請求
  • 事前登録者を対象としない請求
  • 国や地方公共団体の機関からの公用請求
  • 戸籍法第10条の2第5項に規定された業務に係る請求
     (例:刑事事件の弁護人としての業務、人身保護法の規定により裁判所が選任した代理人としての業務)
  • その他市長が特別な請求または申出と認めたとき

通知された内容について、もっと詳しく知りたいときは

個人情報の開示を請求できます。

  • 上越市個人情報保護条例第12条(自己情報の開示請求権)に基づいて、保有個人情報の閲覧および写しの交付を請求することができます。
  • ただし、開示される情報の内容は、上越市個人情報保護条例の規定の範囲内となります。

登録の内容に変更が生じたとき、登録を廃止したいときは

 引越しや婚姻等により、事前登録をした内容に変更が生じた場合は、上越市本人通知制度事前登録変更(廃止)届 [PDFファイル/88KB]の提出が必要です。
 届出がないと、通知書の送付ができない場合がありますのでご注意ください。申請書は、窓口にも置いてあります。

  • 事前登録を廃止したい場合も変更(廃止)届の提出が必要です。
  • 事前登録をした人が死亡したり、失踪宣告または居所不明等によって住民票が消除されたときは、市で事前登録を廃止します。

住民票の写し等が不正に取得されたことが明らかになった場合は

次の場合は、上越市個人情報保護条例第3条「実施機関は、市民の基本的人権を尊重して、個人情報の保護に関し必要な措置を講じなければならない」の規定の主旨を尊重する形で、本人への告知を行います。

  • 住民票の写し等を取得した第三者が、不正取得者であることが明らかになった場合。
  • 国または県の通知等により、不正請求を行った事実が明らかになった場合。

参考